Formularis: Recollir les Dades dels Mecenes per Enviar les Recompenses

Fes servir l'eina de formularis per recollir de manera còmoda i ràpida per a tu i per als teus mecenes les dades que necessites per enviar les recompenses: Adreça postal d'enviament, talla de samarreta, nom per als agraïments...

⚠ No t'aconsellem que demanis aquesta informació per email directament amb cada mecenes, ja que serà molta més feina per a tu i els teus mecenes, a més que pot provocar múltiples errors.

També recomanem crear i activar els formularis quan estiguis a prop de tenir llestes les recompenses per evitar canvis d'adreces d'enviament per canvi de domicili, feina...

D'una correcta gestió de l'entrega de recompenses –a més de mantenir informats als mecenes durant el procés de producció un cop finalitzada la campanya–, dependrà en bona part la satisfacció dels mecenes amb tot el procés.

Un cop els mecenes hagin respost els formularis que hagis creat, podràs descarregar totes les dades en un fitxer Excel per poder gestionar els enviaments de manera còmoda, entregar-lo a la companyia d'enviaments, crear etiquetes, portar el compte dels enviaments realitzats... Si no disposes d'Excel o Numbers, pots descarregar-te i instal·lar Calc, que et permetrà obrir i treballar amb aquests arxius i és de lliure accés.

Com funcionen els formularis

Creació dels formularis

A partir que s'aconsegueixi l'objectiu de la campanya, es podran crear i activar els formularis des de l'eina de formularis, especialment desenvolupada per poder aconseguir de manera còmoda i ràpida les dades dels teus mecenes per poder complir amb les recompenses.

Pots accedir a l'eina de formularis des del Dashboard del teu projecte –també abans que acabi la campanya per familiaritzar-te amb ella o anar preparant-los– o clicant sobre el botó Gestionar formularis que trobaràs a la barra superior un cop tinguis la sessió iniciada i si la campanya ha acabat.

Podràs crear un formulari per cada nivell d'aportació demanant la informació que necessites dels mecenes d'aquell nivell: Adreça d'enviament, nom per als agraïments, talla de samarreta...

Els mecenes que hagin aportat més d'una vegada o a diferents recompenses, rebran un formulari per cada aportació i podran indicar les mateixes o diferents dades a cada una d'elles (en cas que una sigui un reglar per exemple).

Amb les dades que demanis al formulari s'inclouran també les dades de facturació dels mecenes perquè puguis entregar-les al gestor i declarar correctament les aportacions rebudes o emetre factures en cas que sigui necessari.

Activació dels formularis

Un cop creats, pots activar-los per començar a rebre respostes.

Quan els activis, s'enviarà una notificació per email als mecenes amb l'enllaç per iniciar sessió amb el seu usuari a Verkami i respondre el formulari.

No cal haver rebut aquest email per respondre el formulari. Només han d'iniciar sessió a Verkami amb el seu usuari i clicar al banner vermell que els apareixerà indicant que tenen un formulari pendent de resposta.

Si actives els formularis amb la campanya en marxa, funcionarà tot igual que el que hem descrit anteriorment. Quan un mecenes aporti a una recompensa amb un formulari actiu, rebrà al moment la notificació al seu email amb l'enllaç per respondre'l i també hi podrà accedir punxant al banner.

Verkami s'encarregarà d' en viar un recordatori cada 3 dies als mecenes que encara no han respost el formulari perquè l'omplin al més aviat possible.

Tancament dels formularis i descàrrega de les dades

Quan vulguis realitzar el gruix d'enviaments de les recompenses, tanca abans els formularis. Un cop cliquis sobre aquesta opció, la recepció de respostes es tancarà al cap de 72 hores i els mecenes pendents de respondre rebran un correu avisant-los.

Els formularis es tancaran de manera automàtica, si no ho has fet abans, als 15 dies d'haver-los activat, o als 15 de finalitzar la campanya si els has obert amb la campanya en marxa.

Si algun mecenes intenta accedir al formulari després de tancar la recepció de respostes, li proporcionarem el teu email perquè pugui posar-se en contacte amb tu per gestionar directament l'entrega.

Un cop tancada la recepció de respostes a cada formulari, podràs descarregar-te en un còmode fitxer d'Excel (o similar) totes aquestes respostes per gestionar el compliment de les recompenses.

Si no disposes d'Excel o Numbers, pots descarregar-te i instal·lar Calc, que et permetrà obrir i treballar amb aquests arxius i és de lliure accés.

Marcar un formulari com a respost

En cas que us contacti algun mecenes i us passi la informació per altres canals o no vol recompensa, algun amic o familiar que ja heu quedat que li entregareu la recompensa en mà... pots marcar el seu formulari com a respost perquè deixin de rebre recordatoris al seu email perquè el responguin.

Per fer-ho, entra al Dashboard de la teva campanya i a l'apartat de Gestió de Mecenes busca el mecenes pel seu email o nom d'usuari. Un cop el tinguis, punxa-hi per desplegar el panell d'opcions, i punxa a Marcar formulari com a respost.

Qualsevol dubte no dubtis en posar-te en contacte amb el teu assessor/a. :)