Formularis: Recollir les Dades dels Mecenes per Enviar les Recompenses

Fes servir l'eina de formularis per recollir de manera còmoda i ràpida per a tu i per als teus mecenes les dades que necessites per enviar les recompenses: Adreça postal d'enviament, talla de samarreta, nom per als agraïments...

⚠ No t'aconsellem que demanis aquesta informació per email directament amb cada mecenes, ja que serà molta més feina per a tu i els teus mecenes, a més que pot provocar múltiples errors.

D'una correcta gestió de l'entrega de recompenses –a més de mantenir informats als mecenes durant el procés de producció un cop finalitzada la campanya–, dependrà en bona part la satisfacció dels mecenes amb tot el procés.

Un cop els mecenes hagin respost els formularis que hagis creat, podràs descarregar totes les dades en un fitxer Excel per poder gestionar els enviaments de manera còmoda, entregar-lo a la companyia d'enviaments, crear etiquetes, portar el compte dels enviaments realitzats... Si no disposes d'Excel o Numbers, pots descarregar-te i instal·lar Calc, que et permetrà obrir i treballar amb aquests arxius i és de lliure accés.

Com funcionen els formularis

Creació dels formularis

Un cop acabada la campanya, es podran enviar els formularis des de l'eina de formularis, especialment desenvolupada per poder aconseguir de manera còmoda i ràpida les dades dels teus mecenes per poder complir amb les recompenses.

Pots accedir a l' eina de formularis des del Dashboard del teu projecte –també abans que acabi la campanya per familiaritzar-te amb ella o anar preparant-los– o clicant sobre el botó Gestionar formularis que trobaràs a la barra superior un cop tinguis la sessió iniciada i si la campanya ha acabat.

Recomanem enviar els formularis quan estiguis a prop de tenir llestes les recompenses per evitar canvis d'adreces d'enviament per canvi de domicili, feina...

Podràs crear un formulari per cada nivell d'aportació demanant la informació que necessites dels mecenes d'aquell nivell: Adreça d'enviament, nom per als agraïments, talla de samarreta...

Els mecenes que hagin aportat més d'una vegada o a diferents recompenses, rebran un formulari per cada aportació i podran indicar les mateixes o diferents dades a cada una d'elles (en cas que una sigui un reglar per exemple).

Amb les dades que demanis al formulari s'inclouran també les dades de facturació dels mecenes perquè puguis entregar-les al gestor i declarar correctament les aportacions rebudes o emetre factures en cas que sigui necessari.

Activació dels formularis

Un cop creats, pots activar-los per començar a rebre respostes. S'enviarà una notificació per email als mecenes amb l'enllaç per accedir a respondre el formulari a Verkami.
Si no troben o no han rebut aquest email, també poden accedir-hi des de l'apartat de les meves aportacions a la seva pàgina d'usuari a Verkami o clicant sobre el banner vermell que els apareixerà indicant que tenen un formulari pendent de resposta.
Verkami s'encarregarà d' en viar un recordatori cada 3 dies als mecenes que encara no han respost el formulari perquè l'omplin al més aviat possible.

Si actives els formularis abans que el projecte estigui facturat i tens encara impagats, s'enviarà només als mecenes amb aportacions confirmades. I a tots els que vagin solucionant la seva aportació durant el període de 10 dies que deixem per solucionar les aportacions.

(Un altre problema que podria ocasionar demanar les dades per email a tots els mecenes al finalitzar la campanya en cop d'utilitzar els formularis, seria que s'enviaria l'email demanant les dades a tots els mecenes i alguns podrien quedar impagats definitivament. O si s'envia només als confirmats, hauríem d'anar enviant un nou email cada vegada que un mecenes soluciona la seva aportació. Així que fes servir l'eina de formularis perquè sigui tot molt més senzill!)

Tancament dels formularis i descàrrega de les dades

Quan vulguis realitzar el gruix d'enviaments de les recompenses, tanca abans els formularis. Un cop cliquis sobre aquesta opció, la recepció de respostes es tancarà al cap de 72 hores i els mecenes pendents de respondre rebran un correu avisant-los.

Si algun mecenes intenta accedir al formulari després de tancar la recepció de respostes, li proporcionarem el teu email perquè pugui posar-se en contacte amb tu per gestionar directament l'entrega.

Un cop tancada la recepció de respostes a cada formulari, podràs descarregar-te en un còmode fitxer d'Excel (o similar) totes aquestes respostes per gestionar el compliment de les recompenses.

Si no disposes d'Excel o Numbers, pots descarregar-te i instal·lar Calc, que et permetrà obrir i treballar amb aquests arxius i és de lliure accés.

Qualsevol dubte no dubtis en posar-te en contacte amb el teu assessor/a.

Encara necessites ajuda? Contacta amb nosaltres Contacta amb nosaltres