Formularis: Recollir les Dades dels Mecenes per Enviar les Recompenses

Fes servir l'eina de formularis per recollir de manera còmoda i ràpida per a tu i per als teus mecenes les dades que necessites per enviar les recompenses: Adreça postal d'enviament, talla de samarreta, nom per als agraïments...


  • ⚠ No t'aconsellem que demanis aquesta informació per email directament amb cada mecenes, ja que serà molta més feina per a tu i els teus mecenes, a més que pot provocar múltiples errors.
  • També recomanem crear i activar els formularis quan estiguis a prop de tenir llestes les recompenses per evitar canvis d'adreces d'enviament per canvi de domicili, feina...

D'una correcta gestió de l'entrega de recompenses –a més de mantenir informats als mecenes durant el procés de producció un cop finalitzada la campanya–, dependrà en bona part la satisfacció dels mecenes amb tot el procés.


Contingut


Com funcionen els formularis

Creació dels formularis

A partir que s'aconsegueixi l'objectiu de la campanya, es podran crear i activar els formularis des de l'eina de formularis, especialment desenvolupada per poder aconseguir de manera còmoda i ràpida les dades dels teus mecenes per poder complir amb les recompenses.

Pots accedir a l'eina de formularis des del Dashboard del teu projecte o clicant sobre el botó Gestionar formularis que trobaràs a la barra superior un cop tinguis la sessió iniciada i si la campanya ha acabat.

  • Podràs crear un formulari per cada nivell d'aportació demanant la informació que necessites dels mecenes d'aquell nivell: Adreça d'enviament, nom per als agraïments, talla de samarreta...

  • Si vas incloure add-ons a la teva campanya, podràs crear també una pregunta per recollir la informació necessària pels que ho necessitin.


    ⚠︎ IMPORTANT! Crea totes les preguntes d'add-ons dels que necessitis alguna informació abans d'activar els formularis de recompensa.


Els mecenes que hagin aportat més d'una vegada o a diferents recompenses, rebran un formulari per cada aportació i podran indicar les mateixes o diferents dades a cada una d'elles (en cas que una sigui un regal per exemple).

Amb les dades que demanis al formulari s'inclouran també les dades de facturació dels mecenes perquè puguis entregar-les al gestor i declarar correctament les aportacions rebudes o emetre factures en cas que sigui necessari.

I es mostraran les preguntes d'add-on corresponents als add-ons que van escollir amb la seva aportació.


Activació dels formularis


⚠︎ IMPORTANT! Si la teva campanya tenia add-ons crea totes les preguntes d'add-ons dels que necessitis alguna informació abans d'activar els formularis de recompensa.

Un cop revisat que demanes tota la informació necessària per preparar i enviar les recompenses, pots activar-los per començar a rebre respostes.

Quan els activis, s'enviarà una notificació per email als mecenes amb l'enllaç per iniciar sessió amb el seu usuari a Verkami i respondre el formulari.
No cal haver rebut aquest email per respondre el formulari. Només han d'iniciar sessió a Verkami amb el seu usuari i clicar al banner vermell que els apareixerà indicant que tenen un formulari pendent de resposta.
Si actives els formularis amb la campanya en marxa, funcionarà tot igual que el que hem descrit anteriorment. Quan un mecenes aporti a una recompensa amb un formulari actiu, rebrà al moment la notificació al seu email amb l'enllaç per respondre'l i també hi podrà accedir punxant al banner.
Verkami s'encarregarà d' enviar un recordatori cada 3 dies als mecenes que encara no han respost el formulari perquè l'omplin al més aviat possible.

Tip: Des de l'apartat de Gestió de mecenes del Dashboard podràs filtrar pel seu estat als mecenes: si han respost o no als formularis. També punxant a un mecenes podràs veure la seva aportació i respostes i a les notes (privades) apuntar-te qualsevol cosa que vulguis recordar.


Marcar un formulari com a respost

En cas que us contacti algun mecenes i us passi la informació per altres canals o no vol recompensa, algun amic o familiar que ja heu quedat que els entregareu la recompensa en mà... pots marcar el seu formulari com a respost perquè deixin de rebre recordatoris al seu email perquè els responguin.


Per fer-ho, entra al Dashboard de la teva campanya i a l'apartat de Gestió de Mecenes busca al mecenes pel seu email o nom d'usuari. Una vegada el tinguis localitzat, fes-hi clic a sobre per desplegar el panell d'opcions, i punxa a Marcar formulari com a respost.


Tancament dels formularis

Quan vulguis realitzar el gruix d'enviaments de les recompenses, tanca abans els formularis. Un cop cliquis sobre aquesta opció, la recepció de respostes es tancarà al cap de 72 hores i els mecenes pendents de respondre rebran un correu avisant-los.

Els formularis es tancaran de manera automàtica, si no ho has fet abans, als 15 dies d'haver-los activat, o als 15 de finalitzar la campanya si els has obert amb la campanya en marxa.

Si algun mecenes intenta accedir al formulari després de tancar la recepció de respostes, li proporcionarem el teu email perquè pugui posar-se en contacte amb tu per gestionar directament l'entrega.


Descarrega les respostes dels mecenes

Un cop tancada la recepció de respostes a cada formulari, podràs descarregar-te en un còmode fitxer d'Excel (o similar) totes aquestes respostes per gestionar el compliment de les recompenses.


Tingues en compte que hi ha diverses pestanyes en aquest Excel:

  • La primera amb les adreces d'enviament i els detalls de l'aportació
  • La segona amb les dades de facturació
  • Les següents una per cada add-on i les respostes corresponents

Podràs descarregar-te també les respostes a les preguntes d'add-ons per separat.

Si no disposes d'Excel o Numbers, pots descarregar-te i instal·lar Calc, que et permetrà obrir i treballar amb aquests arxius i és de lliure accés.


Contacta amb els mecenes que no hagin respost

Posa't en contacte amb els mecenes qeu no hagin respost el formulari una vegada s'hagin tancat per demanar-los que es posin en contacte per enviar-te les dades necessàries.

  • Pots fer-ho des del Dashboard a l'apartat de Gestió de Mecenes > Enviar email > Formularis sense respondre (tingues en compte no enviar-lo a tots els mecenes).
  • També pots fer-ho descarregant l'Excel de mecenes des de l'apartat de Gestió de mecenes i filtrant per Formularis sense respondre per tenir el llistat de mails. Els pots contactar directament des del teu email, per si per algun motiu no estiguessin rebent les notificacions de Verkami.


Informa periòdicament de l'evolució del projecte

Durant tot el procés, fins que entreguis les recompenses, informa almenys un cop al mes sobre l'evolució del projecte a través del blog de projecte que segueix actiu al Dashboard després de la campanya. Cada vegada que l'actualitzis, s'enviarà la nova entrada per email a tots el mecenes.


Qualsevol dubte, no dubtis a posar-te en contacte amb el teu assessor/a. :)

Encara necessites ajuda? Contacta amb nosaltres Contacta amb nosaltres

Articles relacionats